预立卷和立卷归档工作制度和要求

文件材料预立卷工作制度

文件材料预立卷工作是学校实行部门立卷归档制度的一个重要环节，是做好学校档案管理工作的一个基本前提。建立预立卷制度，既有利于归档单位平时对文件材料的保管和利用，又有助于保证归档时的案卷质量，所以，全体兼职档案员务必认真做好这项工作。

一、预立卷类目（又称归卷类目）是立卷部门参照《电机学院档案归档范围》及结合本部门当年工作计划和任务编制的平时拟归卷文件材料的目录，是预立卷工作的核心和依据。预立卷类目既要反映本部门常规工作的各个方面，又要突出年度工作的重点。

二、预立卷类目结构由类别和条款组成。类别指的是文件材料的类属名称，我校按组织机构设置来命名，如：“院长办公室”、“组织部”、“宣传部”等。条款指的是预先拟制的互有联系的一组文件材料的概括题名，它要求简洁明了地概括、反映文件材料的作者、内容和文种。预立卷类目还要依次设置条款编号。

三、根据类目所列的各个条款，为每一条款准备一个卷夹，并在卷夹封面和卷夹的卷脊上注明条款名称和条款编号，依次排放，以备文件材料归卷。

四、依照预立卷类目，及时将已经处理完毕的文件材料，分门别类，依次入卷。对外发文应在文件发出时，同时将底稿和一至二份存本归卷。

五、文件材料归卷时，应注意检查页数、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完成（有无漏阅、漏签），处理的来龙去脉是否注明，遇有不明之处应及时询问承办人。

六、做好收、发文登记工作，及时催促承办人清退已办理完毕的文件材料。

七、不属于归档范围的文件材料，备卷另放。

八、每年年终或次年年初，兼职档案员要根据上年的文件材料归卷情况对预立卷类目和卷夹准备作适当修改与调整，使预立卷工作完备。

九、综合档案室要对归档部门的预立卷工作作经常性检查和指导，并把该项内容列入学校档案工作劳动竞赛的主要考核指标来抓实、做好。

十、科研、基建、设备等门类的预立卷工作可参照本制度执行

立卷归档工作要求

 1、学校档案质量的好坏，是由学校各部门形成归档材料好坏所决定。

（1）全校各部门根据自己教学工作业务，必须建立部门预立卷工作（每年初制定预立卷类目表，有部门秘书<内勤>人员负责）有部门专人领导负责。

（2）部门预立卷和归档工作接受学校办公室主任、档案室人员的业务指导、检查。

（3）部门业务工作中形成收发文，以及其它重要有查考利用价值材料，必须在隔年六月前向学校档案室移交、不得拖延。不得归为部门和私人所有。（具体按照学校档案实体分类归档要求）

（4）移交归档材料必须做到：收集齐全完整，分类整理清楚，内容质量规范。

（5）重复、无保存价值材料不归档。

（6）重大项目、活动材料要求单独立卷，结束后立即向档案室移交归档。

（7）各部门在归档工作中贯彻执行国家有关档案法律法规和各项制度，做到科学化、规范化、标准化。

（8）各级领导和工作人员思想重视，增强档案意识。学校对预立卷，归档工作进行半年小检查，一年大检查。同时每1-2年开展劳动竞赛评比活动。

2、谁形成资料谁负责收集整理

3、案卷目录和卷内目录的填写办法和表格下载详见综合档案室网页