案卷目录编制说明

一、    根据我校形成档案状况，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

1、 DQ  党群——指学校党群部门（党委办公室、组织部、宣传部、纪律检查办公室、统战部、工会、团委）和各单位在党群工作中形成的文件入此。

2、  XZ  行政——指学校行政职能部门（院长办公室、监察审计室、人事处、保卫处、后勤保障处、图书馆、发展规划处、闵行西区办、杨浦校区综合办、李斌技师学院）和各单位在行政工作中形成的文件入此。

3、  JX  教学——指学校教学工作职能部门和业务部门（招生就业办公室、学生处、教务处、国际教育学院、、成教院、工程训练中心、及各系）在教学管理、教学实践活动中形成的文件材料入此。

4、 KY  科研——学校科研工作职能部门（高教研究所、科研处）在科研管理和各单位教学、科研人员在科研活动形成的文件入此。

5、 CP  产品——学校产品生产部门（昂电公司）在产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件入此。

6、JJ   基建——学校基建项目管理部门（基建科）在基本建设管理和项目建设中形成的文件入此。

7、SB  设备——学校仪器设备管理部门（资产管理处、校产管理处、昂电公司）在教学仪器设备申购、开箱、验收、安装调试、管理使用、维修改造和申请报废等各个环节形成的材料入此。

8、CB  出版——学校出版刊物部门（宣传部、高教研究所）公开、内部出版的刊物及在出版活动中形成的材料入此。

9、WS  外事——学校外事部门（外事处）在外事工作管理和外事活动中形成的文件入此。

10、CK  财会——学校财务部门（财务处、昂电公司）在财务管理、经济核算中形成的材料入此。

11、SX  声像——学校自行摄制的照片、录像片等入此。

二、档号的编制

档号由全宗号、年度号、目录号、案卷号组成，它是档案实体的最基本的秩序号，是档案排架、检索的依据。

三、校档案实体分类排架方法

     学校为全宗档案排架顺序：

 年度号：以当年形成的文件材料为准。

 分类号：以学校档案实体分类十一项为一级类目，

             学校组织机构、专题为二级类目。

 案卷号：在二级类目基础上，按同一问题性质，依时间先后顺序组卷。以永久、长期、短期顺序排架。