案卷目录填写说明

一、每一类档案一个表格，每个表格从“sheet1”开始填写。按照实际情况选择不同页数的表格。

二、左上角标明类目。

如：一、党群类

1、DQ11党务综合

三、案卷按照保管期限长短排列。永久在前，长期其次，短期最后。

10条1页，每条内容不超过50字。

四、顺序号请勿填写。

五、题名严格按照责任者、事由准确简洁地编写，为慎重起见，请在档案员详细讲解后填写。

1、涉及到的年月日和数字须写全称，尽量用阿拉伯数字表示

2、题名里的责任者要准确完整。

如：学校名称统一为“上海电机学院”

3、语句要通顺；

如：##单位关于##的通知

六、时间指全卷最早的时间到最晚的时间。

如：2003.1.1-2003.12.31

七、选取合适“sheet”数目的案卷目录样本，制作完成后删除多余的“sheet” 。

八、将每个电子文件名称更正。页数为2页以上，文件名称要标注页数。

如：2003－DQ11－1；2003－DQ11－2（2页）

九、做完案卷目录的填写，经档案员审核后打印2份。

十、本部门案卷目录在电脑里做好备份。