卷内目录填写说明

一、每一卷一个表格，每个表格从“sheet1”开始填写。按照实际情况选择不同页数的表格。

二、卷内目录的右上角标明编号。

如：2003－DQ11－1

三、文号务必填写准确。

   如：沪电专委

[2002]

  第1号  

四、责任者除了明确的简称，大多要写具体

1、校内部门前都要冠以“上海电机学院”，如：“上海电机学院教务处”

2、本市单位大多前面冠以“市”，如“市教委”、“市委组织部”“市劳保局”

3、“上海电气（集团）总公司”、“中共上海电气（集团）总公司”、“上海电气（集团）总公司委员会”等单位写明确的全称

4、“##委员会”和“##办公室”如果语句通顺，可以简称“##委”和“##办”

五、题名填写准确

1、涉及到的年月日和数字须写全称，尽量用阿拉伯数字表示。

2、一份文件里的几个大问题用分号隔开，或者用“1>2>3>……”标明

六、日期写全称

如：2003.12.31

七、每行页号写该文件材料的起始页号，最后一份文件材料写起始到结束的页号。

      如：12－24

八、注意事项：

1、一个格子里尽量一个词一行字，力求排版的美观。

2、换行按“Alt + Enter”键。

3、在写最后一份文件材料时有可能出现乱码，可在页码前加空格键。

4、如果字数多，可在下一行继续输入或者缩小字体。

5、日期末尾为“0”的日期要特别注意是否显示出来，需要时以“增加小数位数”或“减少小数位数”按键辅助输入。

九、选取合适“sheet”数目的案卷目录样本，制作完成后删除多余的“sheet” 。

十、将每个电子文件名称更正。页数为2页以上，文件名称要标注页数。

    如：2003－DQ11－（1～8）；2003－DQ12－（1～18）（2页）

十一、做完卷内目录的填写，经档案员审核后打印2份。

十二、本部门卷内目录在电脑里做好备份。