基本建设类档案工作细则

第一章 总则

第一条 为提高基本建设档案（以下简称基建档案）工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在社会主义建设中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，特制定本细则。

第二条 本细则依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局、国家纪委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章制订。

第三条 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

第四条 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

第五条 基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

第六条 实现基建档案的科学管理，逐步采用先进管理手段，大力开发档案信息，为学校现代化建设服务。

第二章 基建文件材料的立卷和归档

第七条 归档的基建文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

第八条 归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

第九条 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

第十条 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

第十一条 基建档案的归档范围依据本校制定的《基建类档案归档范围与保管期限表》执行。

第十二条 基建档案坚持实行基建部门立卷制度，基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应兼职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

第十三条 基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。兼职档案员按照基建档案的分类类目分别积累基建文件材料，做好预立卷工作。

第十四条 基建项目实行总承包给外单位的，有各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工是由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

第十五条 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

第十六条 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

第十七条 学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

第十八条 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

第十九条 归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。

第二十条 归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

第二十一条 归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

第二十二条 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定。做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

第二十三条 学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

第二十四条 基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

第二十五条 根据基建文件的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

第二十六条 文字材料的排列：正文在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸分专业按图号排列。

第二十七条 拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

第二十八条 基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠式回号图纸的规格。底图采用卷简或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

第二十九条 无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始。

第三十条 填写卷内文件目录及卷内备考表。卷内备考表立卷人栏应由组成本卷的责任者签名，检查人栏应由对案卷质量进行审核的责任者签名。

第三十一条 确定保管期限。

第三十二条 草拟案卷封面各栏目，经档案部门审核后填写案卷封面。

第三十三条 基建项目在验收前，档案部门会同基建部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，如文件材料不齐全、不完整，就不能组织工程竣工验收。

第三十四条 基建文件材料在项目竣工验收后两个月内归档，管理性文件，在次年六月底前归档。归档时，档案部门应进行审查，检验合格后方能接收。凡不符合质量要求的案卷，拒绝接收并限期进行休整，符合归档标准后再接收。

第三十五条 凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

填写基建档案移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。