学校仪器设备类档案管理规定

设备是学校档案工作的重要组成部分。为了实现设备档案管理的规范化、标准化和科学化，进一步强化设备档案的动态管理和过程控制，依据《中华人民共和国档案法》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》和学校设备档案管理的工作条例，特制定本规定：

一、凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

二、设备档案由教务处负责收集、整理、移交综合档案室。坚持由教务处立卷的原则，在平时兼职档案员应根据设备档案的分类类目分别积累设备文件材料，做好预立卷工作，归档时负责设备文件材料的整理、立卷工作。

三、设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，并应作为学校设备管理部门的职责之一。

四、设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。

五、设备档案的管理措施

1．设备档案的立卷和归档原则

1）归档的仪器设备文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2）归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3）归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

2．设备文件材料的归档范围

1）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

2）归档的重点是价值5万元以上的仪器设备项目各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3）设备档案归档范围依据本校制定的《仪器设备类档案归档范围与保管期限表》执行。

3．设备档案的收集、整理、立卷、归档要求

1）坚持由教务处立卷的原则，在平时兼职档案员应根据设备档案的分类类目分别积累设备文件材料，做好预立卷工作，归档时负责设备文件材料的整理、立卷工作。

2）设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交教务处。

3）重大设备的开箱验收必须有综合档案室人员参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文件材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

4）设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。

5）设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。原件归档、部门使用复印件。

6）根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

7）将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购文件，验收报告，索赔文件整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

8）卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

9）拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

10）设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可以按其自然状态保管。

11）全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始。

12）填写卷内文件目录及卷内备考表。卷内备考表立卷人栏应由组成本卷的责任者签名，检查人栏应由对案卷质量进行审核的责任这签名。

13）确定保管期限

14）草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。

15）教务处在移交档案时，应认真填写档案移交目录一式两份。连同案卷一起交综合档案室检查清点后，双方在移交目录上签字盖章，各执一份，以备查用。

16）设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。

17）管理性文件材料，应在次年六月底前完成归档任务。

六、不定期开展学校设备档案管理工作的学习研讨，共同探索设备档案管理的新途径，不断提高设备档案工作的质量和学校的档案管理水平。

七、设备档案工作的质量纳入学校年度考评之中。

八、要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和经济建设服务。

九、本规定自下发之日起执行。